Il Progetto SIAR Veneto
Sistema Informativo Archivistico Regionale
Il Progetto
Il sistema informativo archivistico regionale SIAR Veneto è stato voluto dalla Regione del Veneto per promuovere la conoscenza delle fonti documentarie presenti nel territorio regionale e nel contempo mettere a disposizione di coloro che intendono inventariare e valorizzare gli archivi uno strumento aggiornato e di semplice utilizzo. Il sistema supporta pertanto l'attività di descrizione e ordinamento del patrimonio documentario e si qualifica come punto di accesso pubblico per la consultazione dei dati relativi alla documentazione, ai contesti di produzione e conservazione degli archivi storici e culturali presenti nel Veneto.
L'attività di realizzazione del sistema informativo archivistico è stata originariamente avviata mediante la collaborazione con il Dipartimento di Ingegneria dell'Informazione – DEI dell'Università degli Studi di Padova che ne ha curato il progetto di fattibilità e il prototipo informatico.
Nel corso del 2010, a seguito della sottoscrizione di uno specifico Protocollo d'intesa, si è costituito un Gruppo di lavoro tecnico-scientifico interdisciplinare formato da rappresentanti di Regione, DEI e Soprintendenza Archivistica per il Veneto che ha promosso una revisione dell'applicativo prototipale in vista della sua migliore integrazione con l'allora nascente Sistema Archivistico Nazionale (SAN) e dello sviluppo di nuove o più efficaci funzionalità.
Dopo un periodo di funzionamento sperimentale in sola area riservata, nel dicembre 2016 il sistema è entrato in produzione su server della Regione del Veneto che ne ha curato la reingegnerizzazione e il rinnovo grafico e che continua ad occuparsi della redazione e dello sviluppo informatico.
Caratteristiche
L'uso dell'applicativo richiede la semplice connessione internet e un browser aggiornato per la piena fruizione di tutte le sue funzionalità. Il sistema informativo, interamente accessibile su rete internet per mezzo di un browser quale Chrome o Firefox consente di restituire le descrizioni inventariali, anche di livello analitico, dei complessi documentari correlate alle informazioni relative ai contesti di produzione e di conservazione. Permette la ricerca semplice e avanzata su tutti i campi delle schede descrittive pubblicate.
Il sistema è interamente realizzato mediante componenti open source, sia per quanto riguarda l'infrastruttura applicativa (application server, database e sistemi operativi), nonché per la sua componente software, realizzata in codice Java e Javascript. L'interfaccia grafica di presentazione e modifica delle informazioni risulta pienamente fruibile da strumenti mobili quali smartphone e tablet.
Funzioni
SIAR Veneto mette a disposizione molteplici funzionalità agli archivisti accreditati che accedono al back office:
- lavorare singolarmente o in gruppo alla descrizione di tutte le diverse entità (complessi documentari, soggetti produttori, soggetti conservatori);
- collegare le diverse entità tra di loro;
- aggiungere alle descrizioni delle entità dati multimediali quali foto, immagini digitalizzate e video;
- duplicare e spostare i record all'interno dell'albero archivistico per mezzo di un menu di semplice utilizzo in modo da agevolare il lavoro di descrizione e di riordino dei fondi;
- stampare l'albero e le schede;
- descrivere le unità lettera e le unità cartografiche corredandole delle relative immagini;
- immettere e gestire la georeferenziazione dei conservatori per localizzarli sul territorio regionale;
- allegare alle descrizioni degli strumenti per la ricerca la digitalizzazione degli inventari pregressi;
- effettuare ricerche avanzate incrociando differenti tipologie di criteri per un'approfondita interrogazione della banca dati.
I dati immessi dagli operatori, dopo la validazione redazionale, vengono resi pubblici e pertanto divengono liberamente consultabili dalle pagine di front office del sistema.
La Guida per gli operatori
Solo gli operatori accreditati possono accedere all'area riservata del back office. Il sistema prevede profili diversi di abilitazione per gli operatori del data entry e la possibilità di creare gruppi di lavoro.
Il Sistema si basa sul modello concettuale delle descrizioni separate e connesse tramite le quali restituisce la rappresentazione contestuale dei complessi archivistici rappresentati. Il modulo descrittivo si articola in tre principali entità, o meglio aree descrittive, tra cui è possibile instaurare relazioni "molti a molti": 1. Complessi archivistici (in visualizzazione Archivi) 2. Soggetti produttori (Produttori) 3. Soggetti conservatori (Conservatori). Alla scheda Complessi archivistici si aggiunge la scheda descrittiva accessoria: Strumenti per la ricerca (Inventari).
SIAR Veneto permette di relazionare ciascuna entità, oltre che con altre entità presenti all'interno del sistema, anche con entità descritte in sistemi informativi esterni tramite un collegamento alla relativa URL o con altre risorse non archivistiche disponibili in rete.
I tracciati descrittivi su cui si modellano le schede di data entry, corrispondenti alle summenzionate aree dei complessi archivistici, dei soggetti produttori e dei soggetti conservatori, sono stati definiti nel rispetto degli standard internazionali e nazionali: ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF; ISDF, ISDIAH, NIERA (EPF).
Per presentare tutte le funzioni e le aree di descrizione del sistema in modo da supportare l'attività di back office e rendere uniformi gli inserimenti, è stata predisposta una Guida all'utilizzo di SIAR Veneto, periodicamente aggiornata, che descrive l'intera gamma delle schede e dei campi disponibili, corredati dai relativi esempi di compilazione ad uso degli archivisti.
Interoperabilità con il SAN
Il 6 luglio 2017 è stato siglato l'Accordo tra Regione del Veneto e Istituto Centrale per gli Archivi - ICAR per l'interoperabilità tra SIAR Veneto e SAN, in base al quale le descrizioni relative a complessi archivistici, soggetti produttori e soggetti conservatori sono state rese disponibili nel Sistema Archivistico Nazionale.
Riferimenti normativi
- Accordo tra il Ministro per i beni e le attività culturali, le Regioni, le Province autonome di Trento e Bolzano, le Province, i Comuni e le Comunità montane per il censimento e l'inventariazione del patrimonio archivistico, 27 marzo 2003.
- Accordo per la promozione e l'attuazione del Sistema Archivistico Nazionale tra il Ministro per i beni e le attività culturali, le Regioni, le Province autonome di Trento e Bolzano, le Province e i Comuni, 25 marzo 2010.
- Accordo tra Regione del Veneto e Istituto Centrale per gli Archivi – ICAR per l'interoperabilità tra SIAR Veneto e SAN, 6 luglio 2017.
Bibliografia:
- Per il sistema informativo archivistico regionale. Lo stato dei lavori in Regione del Veneto, Memoria e innovazione. Nuovi strumenti / Nuove esigenze, Treviso 2012, pp. 77-101.
- A. RIGON, Il sistema informativo archivistico regionale – SIAR Veneto nel Portale del SAN (dic. 2018) e ne Il Mondo degli Archivi (nov. 2018), ultima consultazione 30/07/2020.
Per informazioni e per la richiesta di accreditamento degli operatori:
REGIONE DEL VENETO - Direzione Beni Attività Culturali e Sport
Ufficio Archivi e Banca dati Beni culturali: tel. 041.2792706/2738/3230